Viviamo in un mondo imprevedibile che, soprattutto negli ultimi anni, sta cambiando radicalmente. Il contesto nel quale ci troviamo sta incentivando sempre più una progressiva richiesta di figure in grado di gestire i progetti ma con un approccio decisamente più aperto. In molti contesti, avere una persona in grado di gestire tradizionalmente i progetti può non essere più sufficiente. Parliamo dell’Agile Project Management.

Approcci “tradizionali”: Waterfall

Uno degli approcci più usati fino a qualche anno fa era sicuramente Waterfall. Ovviamente è ancora adesso diffuso ma, alcune aziende, stanno cercando di adottare approcci ibridi o totalmente differenti. Tra questi ha preso piede l’approccio Agile.

L’approccio Waterfall è quello più semplice e presente da più tempo. Dato un determinato progetto, suddiviso in sotto-attività, esse saranno espletate in maniera sequenziale senza che vi saranno sovrapposizioni. Risulta lapalissiano come questa metodologia presenti molte carenze, sebbene in progetti semplici e brevi possa ancora essere utilizzato.

In primis è ovvio come, svolgendo tutte le attività in modo sequenziale, la i-esima attività sarà processata soltanto quando le i-1 attività saranno concluse. Questo implica che se avessimo un task iniziale molto lungo o nel quale restiamo impantanati, di fatto il progetto si ferma. Questo approccio sequenziale può avere senso in progetti brevi, semplici e con poca manodopera a disposizione. Risulta illogico pensare di attuare questo approccio se sappiamo che i vari task sono indipendenti tra loro e sarebbe possibile lavorarli anche da persone differenti (perché non svolgerli in simultanea risparmiando così molto tempo?).

Inoltre, uno svantaggio che è emerso soprattutto con l’avvento dell’Agile, è il fatto che il metodo Waterfall non è completamente predisposto ai cambiamenti. A volte, si pensa ad un progetto come un insieme di attività da completare nel giro di poco tempo. In realtà, nella gran parte dei settori, non è assolutamente così. Questo implica che determinate richieste, tecnologie o requisiti definiti in una fase preliminare possano tranquillamente mutare radicalmente in corso d’opera. In pratica, l’attività predittiva iniziale è molto debole e potremmo trovarci in prossimità della scadenza scoprendo che c’è ancora molto lavoro da fare, più di quanto pronosticato.

Perché Agile Project Management

“Agile” è stato utilizzato come termine proprio per suggerire come questa metodologia, rispetto a Waterfall, punti ad essere meno vincolata e più flessibile e adattabile al cambiamento. Il team lavorerà con più blocchi temporali detti iterations, ognuna di breve durata. Ogni iteration potrà poi essere ripetuta, rivista, corretta in quanto sarà sottoposta al feedback del cliente. Quindi, ogni fase può essere ripetuta più volte durante il ciclo di vita del progetto.

Questo è l’approccio distintivo dell’Agile project management, decisamente più aperto ai cambiamenti. La metodologia di fatto è adoperata in tutti quei progetti dove non sappiamo già in partenza quale sarà il prodotto finale, pertanto sono necessari degli step periodici. In linea di principio, la metodologia Waterfall può essere usata se sappiamo già quale saranno tutte le caratteristiche del nostro output. Tuttavia, risulta molto improbabile questa eventualità e non si può a priori sottovalutare la dinamicità del mercato nel quale stiamo operando. Il feedback presente in Agile consente altresì di rilasciare più deliverables al cliente, mentre con Waterfall sarà rilasciata una sola versione, quella del prodotto finale, nella speranza che al cliente piaccia così com’è.

Agile Manifesto: valori e principi

Il punto di riferimento per tutti i project manager, Agile e non, è sicuramente il Project Management Institute, presso il quale è possibile pure conseguire le certificazioni. Se la “Bibbia” del project management è il PMBOK, primo standard del 1996 (Waterfall esisteva già), nell’Agile Project Management non si può non guardare all’Agile Manifesto. Seppur sviluppato in contesti software, i suoi valori e principi sono applicabili in tutti i progetti e sono presi come punti di riferimento (nel dettaglio, sono distinti 4 valori e 12 principi).

Come mindset vi è la consegna di ogni deliverable al cliente nel minor tempo possibile, così da minimizzare il tempo impiegato in cose sbagliate, incentrando il team sulla collaborazione, comunicazione e sulla motivazione. Aspetto innovativo sono le retrospectives, ovvero a intervalli regolari il team guarda al lavoro svolto cercando di capire come migliorare e che accorgimenti adottare per essere più efficaci.

Il contesto dell’Agile: V.U.C.A.

Anche settori strutturalmente complessi, come può essere una supply chain, devono fare i conti con i cambiamenti nel tempo. Il college militare degli USA ha definito le condizioni che affliggono un’organizzazione in un mondo complesso e in divenire.

• V: Volatilità (Volatility)
• U: Incertezza (Uncertainty)
• C: Complessità (Complexity)
• A: Ambiguità (Ambiguity)

Volatilità riferisce al tasso di cambiamento di un business. Se il contesto è volatile, ci si può attendere una forte innovazione (disruptive). Incertezza riferisce alla scarsa precisione delle previsioni che rendono impossibile una qualsivoglia pianificazione. Complessità fa riferimento al numero di fattori correlati e Ambiguità alla possibilità di non comprendere al meglio quanto richiesto.

In definitiva, prima di capire l’approccio da usare su un progetto andrebbero considerati questi fattori. Alti valori di V.U.C.A. indicano come la metodologia Agile possa essere più utile in quanto ci porta ad un output migliore mitigando i rischi del contesto di riferimento.

La richiesta di mercato dell’Agile Project Management

Risulta evidente come il project manager di per sé sia uno dei lavori più richiesti. Le sue abilità di riuscire a gestire, indirizzare e concludere il progetto, con un occhio a costi e tempi (perlomeno riscontrate in un PM ideale) hanno un fascino ineguagliabile.

Uno dei tanti vantaggi di questa professione è il fatto di poter gestire team spesso multidisciplinari, con molti conflitti di opinione al proprio interno dove anche le abilità comunicative risulteranno decisive. Inoltre, se questa figura è dotata di un ulteriore bagaglio più di settore, può risultare l’elemento calzante all’impresa.

In un’azienda IT, ad esempio, avere un project manager con laurea (o comunque forti conoscenze) nel settore abbinate alle skill del PM risulta sicuramente una figura determinante. Il Project Manager non si occuperà direttamente di aspetti più tecnici (nell’esempio IT potremmo riferirci alla programmazione), lo faranno gli altri membri del team. Ma lui godrà di un duplice vantaggio: all’interno del team riuscirà a gestire e ad ottimizzare il progetto; all’esterno dovrà confrontarsi con cliente o coi propri superiori, sapendo così di cosa si sta parlando e di come risolvere in problemi sicuramente ad un livello più approfondito.

Indubbiamente ogni esperienza del PM sarà utile per il progetto successivo, anche se completamente diverso come concetto, requisiti e prodotto rilasciato. Questo suggerisce come di fatto un project manager possa trovare un impiego in tutte le medie-grandi imprese. Pertanto, si spiega la sua elevata richiesta nel mercato. Un’analisi di Manpower conferma questa tesi: nel 2021 il project manager risulta la figura più richiesta in ambito manageriale!

Nello specifico, l’Agile Project Manager si trova quindi in un grande segmento di questo mercato occupazionale. Ha anch’esso grande richiesta, ma gran parte deriva dalle medie-grandi imprese operanti in contesti V.U.C.A. Quindi, contesti innovativi e nuove tecnologie la fanno sicuramente da padrone. Avere un’innovazione disruptive tra le mani e gestirla con un APM può rappresentare una carta vincente. Ma molte aziende anche di altri settori stanno utilizzando questa metodologia in quanto comunque consona al settore e, in certi casi, è adoperata anche solo per beneficiare dei suoi principi Agili.

Un project manager quindi può trovare facilmente lavoro, anche ben pagati di norma, in svariati contesti. In ognuno di essi potrà essere richiesto un approccio più o meno tendente verso una delle metodologie note. Un aspetto da non trascurare chiaramente sono le tendenze dell’individuo. Il fatto che finito un progetto se ne possa iniziare un altro, anche totalmente diverso dal precedente, ad alcuni stuzzica e stimola in quanto rompe la monotonia, ad altri disincentiva e demoralizza in quanto la monotonia la preferirebbero.

L’articolo Agile Project Management: perché è considerato uno dei lavori del futuro è stato scritto su: Business CuE | Close-up Engineering.